E-Mail Signatur

Eine E-Mail Signatur beinhaltet nähere Angaben zum Absender und ist typischerweise am Ende einer E-Mail Nachricht zu finden.

Seit dem 01.01.2007 sind Kaufleute im Sinne des HGB und deren Mitarbeiter gesetzlich dazu angehalten, eine E-Mail Signatur mit mindestens folgenden Elementen anzulegen:

• Name, Vorname des Absenders

• Name, Sitz und Rechtsform der Firma

• Vor- und Nachnamen von Geschäftsführern und Aufsichtsratsvorsitzenden

• Handelsregisternummer und zuständiges Registergericht

• Umsatzsteueridentifikationsnummer

Die Gesetzesgrundlagen für E-Mail Signaturen bilden hierbei die Paragraphen 37a im HGB, 35a im GmbHG und 80 im AktG.

Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail Adresse und Webseite werden in den Gesetzestexten nicht weiter geregelt und sind somit keine Pflichtangaben. Allerdings haben sich diese Informationen in der Praxis für Empfänger von E-Mails als hilfreich herausgestellt und gehören daher heute zum festen Bestandteil von E-Mail Signaturen.