Die folgende Tabelle beschreibt die personenbezogenen Daten, die wir speichern. Es ist jeweils aufgeführt, warum wir sie speichern, wann sie gelöscht werden, und wer darauf Zugriff hat.

Beschreibung der DatenZuordnung zu SystemZweckLöschfristZugriff durch Personengruppe
Technischer Absender, Technischer Empfänger, Message-ID, Größe. Keine E-Mail-Inhalte Logdaten der SMTP Mailserver + Anti-Spam Systeme Schutz vor Angriffen, Schutz vor Spam, Nachprüfbarkeit ob eine E-Mail angenommen/verschickt wurde und welchen Weg sie genommen hat 14 Tage Systemadministratoren
IP-Adresse des Kunden beim Abruf von E-Mails Logdaten der IMAP+POP3 Mailserver Schutz vor Angriffen und unberechtigtem Zugriff 14 Tage Systemadministratoren
IP-Adresse des Kunden beim Abruf von Webseiten Logdaten der Webserver Schutz vor Angriffen und unberechtigtem Zugriff 14 Tage Systemadministratoren
IP-Adresse des Kunden bei der Nutzung der DAV Protokolle (CalDAV, CardDAV, WebDAV) Logdaten der DAV Server Schutz vor Angriffen und unberechtigtem Zugriff 14 Tage Systemadministratoren
E-Mail-Adresse, Registrierungsdatum, Anrede*, Titel*, Vorname*, Nachname*, Straße*, PLZ*, Ort*, Land*

Optional: Firmenname, Handynummer für Passwort-vergessen, alternative E-Mail-Adresse für Passwort-vergessen

Alle mit einem Sternchen markierten Daten sind bei FreeMail-Kunden optional in den Einstellungen hinterlegbar.
Kundenverwaltung und Support-Adminoberfläche Bei Premium-Kunden werden diese Daten für die Rechnungsstellung genutzt. Bei allen Kunden werden sie für den Telefon- und E-Mail-Support benötigt, um Hilfe zu leisten, Abrechnungsfragen zu beantworten, beim Passwort-Reset zu helfen etc. 30 Tage nach Schliessung des E-Mail-Kontos Systemadministratoren, Support
Bankdaten, PayPal-Express ID Abrechnungssystem Bankdaten bzw. die PayPal-Express ID werden, je nach Wahl des Kunden, zur Bezahlung von Premium-Diensten verwendet 30 Tage nach Schließung des E-Mail-Kontos Systemadministratoren, Support, Buchhaltung
Rechnungen als PDF Datei Aufbewahrungspflicht laut Handels- und Steuerrecht Aufbewahrungsfrist HGB (§ 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) 10 Jahre Systemadministratoren, Support, Buchhaltung
Support-E-Mails der Kunden inkl. Inhalt Kundensupport per E-Mail Kundensupport per E-Mail, Einblick in und Beweisbarkeit der Historie mit dem Kunden, Absprachen bzgl. Verträge 2 Jahre (gesetzl. Verjährungsansprüche) Systemadministratoren, Programmierer, Support
IP-Adresse des Kunden beim Login in die verschiedenen Dienste (Webmailer, IMAP, POP3, SMTP, CalDAV, CardDAV, WebDAV, App) Login-Historie des Kunden Anzeige der Logins der letzten 7 Tage. Der Kunde kann prüfen ob fremde Personen Zugriff hatten. Schutz vor Angriffen und unberechtigtem Zugriff 7 Tage Systemadministratoren, Programmierer, Support
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