E-Mail

Die E-Mail ist der älteste und meist genutzte Internet Dienst. E-Mail steht dabei für „electronic Mail“ und wird zum Austausch digitaler Nachrichten verwendet. Diese besteht aus einem E-Mail Header - dem Kopf -, und einem E-Mail Body - dem eigentlichen Inhalt.

Die E-Mails werden heute vorwiegend per SMTP und IMAP 4 oder POP 3 übertragen. Die zur E-Mail dazugehörigen Absender- oder Empfänger-Adressen sehen folgendermaßen aus: info@mail.de. In diesem Beispiel ist „info“ der so genannte Local-Part und „mail.de“ der so genannte Domain-Part.

Die Kommunikation via E-Mail besteht aus mehreren Komponenten: Mail User Agents, Mail Transfer Agents und Mail Delivery Agents. Die Mail User Agents sind die bekannten E-Mail Clients und dienen zum Lesen, Verfassen, Versenden und Empfangen von E-Mails. Mail User Agents können untereinander nicht kommunizieren. Wird also eine E-Mail über einen Mail User Agent versendet, gelangt diese zunächst zu einem Mail Transfer Agent (kurz: MTA). Dies ist typischerweise ein SMTP-Server, der E-Mails entgegen nimmt und weiterleitet. Sollte die Empfänger Adresse nicht zum selben Domain-Part der eigenen E-Mail Adresse gehören, wird die E-Mail zu dem MTA weitergeleitet, der für den entsprechenden Domain-Part verantwortlich ist und dort weitergeleitet zum Mail Delivery Agent (kurz: MDA). Dies ist typischerweise ein IMAP- oder POP 3-Server auf den via Mail User Agent des Empfängers zugegriffen werden kann.

E-Mail Anhang

Einen E-Mail Anhang kann man sich wie eine Beilage in einem Brief vorstellen. Bei einer E-Mail handelt es sich aber um eine Datei, die vom Absender zum Empfänger verschickt wird. Dies wird durch das MIME-Protokoll (Multipurpose Internet Mail Extension) ermöglicht, welches dafür da ist, dass Audio-, Video- und Binärdateien über E-Mails übertragen werden können ohne die Dateien in das 7-Bit ASCII-Format umzuwandeln, as Format in dem E-Mails ursprünglich übertragen wurden.

Zu beachten ist, ob der Empfänger das entsprechende Programm besitzt, um die Datei zu öffnen und wie hoch die maximal zulässige Anhangsgröße des E-Mail Dienstes ist. Sowohl vom Absender als auch vom Empfänger. Sollten E-Mails inklusive Anhänge zu groß sein und nicht zugestellt werden können, erhält man eine Bounce Message. Eine Bounce Message ist eine Fehlermeldung, die von einem Mailserver bei unzustellbaren E-Mails automatisch erzeugt wird.

E-Mail Filter

Durch die Konfiguration von E-Mail Filtern soll die Handhabung von eingehenden E-Mails erleichtert werden. Diese können nach Absender, Empfänger, Betreff, CC, BCC und Bestandteilen des Inhalts gefiltert werden und in separate Ordner verschoben werden. Des weiteren können E-Mails von einzelnen Absendern als Spam bzw. unerwünschte Werbung gekennzeichnet werden, so dass zukünftige E-Mails des Absenders gefiltert, in entsprechende Ordner verschoben oder aber auch gänzlich gelöscht werden. E-Mail Filter können nicht nur für das automatische Verschieben oder Löschen von E-Mails herangezogen werden, sondern auch für direkte Weiterleitungen oder die automatische Beantwortung von E-Mails, die entsprechende Filter-Bedingungen erfüllen.

Die Vorgehensweise zum Anlegen von E-Mail Filtern unterscheidet sich von E-Mail Anbieter zu E-Mail Anbieter. Typischerweise findet man die Filter-Funktion unter „Einstellungen“ oder „Settings“.

E-Mail Header, E-Mail Adresse, CC und BCC

Eine E-Mail besteht aus einem Header (Kopfzeilen) und einem Body (Inhalt der Nachricht). Im Header sind der Absender und das Versanddatum der E-Mail enthalten. Darüberhinaus kann der E-Mail Header Informationen zum Empfänger und dem Inhalt der Nachricht enthalten. Für die technische Zustellung sind diese Informationen nicht notwendig, denn Absender und Empfänger werden auch durch den so genannten Envelope Sender und Envelope to übermittelt.

In der Regel zeigen E-Mail Clients folgende Informationen des E-Mail Headers an:

  • Absender
  • Empfänger
  • CC: weitere Empfänger
  • Betreff
  • Zeitpunkt der Erstellung

Die E-Mail Adressen von Absender und Empfänger sehen folgendermaßen aus: info@mail.de. In diesem Beispiel ist „info“ der so genannte Local-Part und „mail.de“ der so genannte Domain-Part.

CC steht für Carbon Copy (der Kohlepapier-Durchschlag). Es ist eine Kopie, die an eine oder mehrere E-Mail Adressen neben dem Empfänger versendet wird. Typischerweise gilt für diejenigen, die eine E-Mail als CC erhalten, dass sich diese E-Mail nicht direkt an sie wendet, sondern lediglich zur Beachtung bzw. zur Kenntnisnahme dient. Die E-Mail Adressen im CC-Feld sind für alle Empfänger der E-Mail sichtbar.

E-Mail Adressen im BCC-Feld sind für keinen der Empfänger sichtbar. BCC steht dabei für Blind Carbon Copy (Blindkopie) und dient in der Regel zur Kenntnisnahme und als Kontrollmechanismus für zum Beispiel Vorgesetzte.

E-Mail Sammeldienst

Als E-Mail Sammeldienst bezeichnet man die Funktionalität des automatischen Abrufens verschiedener E-Mail Postfächer von verschiedenen E-Mail Anbietern. Auf diese Weise erspart man sich das Abfragen der E-Mails bei jedem einzelnen E-Mail Anbieter und kann sämtliche E-Mail Konten über eine zentrale Sammelstelle verwalten.

E-Mail Signatur

Eine E-Mail Signatur beinhaltet nähere Angaben zum Absender und ist typischerweise am Ende einer E-Mail Nachricht zu finden.

Seit dem 01.01.2007 sind Kaufleute im Sinne des HGB und deren Mitarbeiter gesetzlich dazu angehalten, eine E-Mail Signatur mit mindestens folgenden Elementen anzulegen:

  • Name, Vorname des Absenders
  • Name, Sitz und Rechtsform der Firma
  • Vor- und Nachnamen von Geschäftsführern und Aufsichtsratsvorsitzenden
  • Handelsregisternummer und zuständiges Registergericht
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer

Die Gesetzesgrundlagen für E-Mail Signaturen bilden hierbei die Paragraphen 37a im HGB, 35a im GmbHG und 80 im AktG.

Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail Adresse und Webseite werden in den Gesetzestexten nicht weiter geregelt und sind somit keine Pflichtangaben. Allerdings haben sich diese Informationen in der Praxis für Empfänger von E-Mails als hilfreich herausgestellt und gehören daher heute zum festen Bestandteil von E-Mail Signaturen.

HTML Mails

Im Gegensatz zu einer reinen Text Mail können HTML Mails verschiedene Schriftgrößen, Schrifttypen und Farben beinhalten. HTML Mails waren ursprünglich nicht für den Einsatz in E-Mails vorgesehen. Daher kam es in der Vergangenheit zu Sicherheitslücken, die zum Einen dafür sorgten, dass E-Mail Würmer verbreitet wurden und zum Anderen der Empfänger ungewollt Information preisgab wie zum Beispiel Zählpixel. Diese Probleme haben sich aber deutlich gebessert. Gleichwohl stehen HTML Mails im Ruf unsicherer zu sein als reine Text Mails.

SMTP

SMTP ist ein Internet Protokoll und steht für Simple Mail Transfer Protocol. SMTP wird insbesondere zum Einspeisen oder Weiterleiten von E-Mails herangezogen, dient also dem E-Mail Versand.

POP 3

POP 3 (Post Office Protocol) ist ein Internet Protokoll. Mittels POP 3 ist es möglich E-Mails von einem Mailserver abzurufen. Besteht eine Verbindung zum Internet, werden E-Mails abgerufen, auf dem lokalen Arbeitsplatz gespeichert und in der Regel vom Mailserver gelöscht. Dies ist der typische Prozess. Mittlerweile bieten die meisten E-Mail Dienste die Möglichkeit, E-Mails auf dem Mailserver beizubehalten.

Eine ständige Internetverbindung ist bei POP 3 nicht nötig. Der E-Mail Client verbindet sich bei Bedarf mit dem E-Mail Server und ruft die E-Mails ab, die dann offline bearbeitet werden können.

Typische E-Mail Clients, die POP 3 unterstützen, sind Outlook Express, Apple Mail oder Mozilla Thunderbird.

POP 3 bietet lesenden Zugriff auf E-Mails. Der Versand von E-Mails wird über andere Internet Protokolle (z.B. SMTP) gesteuert.

Steht man vor der Entscheidung zwischen IMAP 4 oder POP 3, ist IMAP zu empfehlen. IMAP 4 bietet neben den Funktionalitäten, die über POP 3 möglich sind, zusätzlich bidirektionale Kommunikation von Mailserver und E-Mail Client.

IMAP 4

IMAP 4 (Internet Message Access Protocol) ist ein Internet Protokoll, welches den Zugriff auf E-Mails und die Verwaltung dieser erlaubt. Im Gegensatz zu POP 3 bleiben die E-Mails mittels IMAP 4 auf dem Mailserver. Somit wird ermöglicht, dass auch bei Benutzung von mehreren E-Mail Clients immer der aktuelle Stand inklusive Ordner-Struktur wiedergegeben wird. Eine lokale Speicherung der Daten wird daher obsolet und erhöht die Sicherheit vor potenziell gefährlichen E-Mails, da diese direkt auf dem Mailserver gelöscht werden können. Um Mailboxen bzw. Daten vor Dritten zu schützen, kann die Verbindung vom Mailserver zum E-Mail Client via SSL/TLS verschlüsselt werden. Dieses muss allerdings in der Regel sowohl im E-Mail Client als auch auf dem Mailserver aktiviert werden.

Typische Mailclients, die IMAP 4 unterstützen, sind Outlook Express, Apple Mail oder Mozilla Thunderbird. Mit diesen werden dann die Mailboxen einschließlich aller Ordner synchronisiert. änderungen die im E-Mail Client vorgenommen werden (z.B. das Verschieben einer E-Mail in einen Ordner) werden auf dem Mailserver berücksichtigt und somit auf allen anderen verwendeten E-Mail Clients. Man spricht hierbei von bidirektionaler Kommunikation zwischen Mailserver und E-Mail Client.

IMAP bietet den Zugriff auf E-Mails. Der Versand von E-Mails wird über andere Internet Protokolle (z.B. SMTP) gesteuert.

Mail User Agent (E-Mail Client)

Mail User Agents bzw. E-Mail Clients dienen zum Lesen, Verfassen, Versenden und Empfangen von E-Mails. Ein E-Mail Client kann E-Mails mittels POP 3 von einem Mailserver herunterladen oder mittels IMAP 4 direkt auf dem Mailserver öffnen. Um E-Mails zu versenden schickt der E-Mail Client die E-Mails an einen Mail Transfer Agent, der typischerweise ein SMTP-Server ist.

Um einen E-Mail Client einzurichten benötigt man die Namen der SMTP und POP 3- oder IMAP-Server (auch Posteingangs- bzw. Postausgangs-Server genannt). Darüberhinaus sind Benutzername und Passwort nötig.

Mailinglisten

Typischerweise werden E-Mails zwischen zwei Teilnehmern ausgetauscht. Doch manchmal macht es durchaus Sinn mehrere Personen gleichzeitig zu erreichen. Die Grenzen eines Webmail Dienstes oder aber auch eines E-Mail Clients sind schnell erschöpft, wenn es sich um eine wirklich große Menge an Empfängern handelt. Außerdem muss bei der Kollaboration sämtlicher Empfänger immer darauf geachtet werden, dass die Antworten auch an alle Teilnehmer versendet wird.

Aus diesem Grund werden serverseitige Mailinglisten verwendet. Für den Empfänger ist eine Mailingliste auf dem ersten Blick nicht erkennbar, da es sich um eine E-Mail mit einer gewöhnlichen E-Mail Adresse handelt. Diese E-Mail wird jedoch nicht direkt in die Postfächer der Empfänger abgelegt, sondern wird erst an einen Listserver abgegeben. Dieser Listserver prüft, ob Absender und E-Mail-Inhalt konform mit den vorher definierten Filterkriterien sind. Im nächsten Schritt wird die E-Mail an die Listenmitglieder weitergeleitet.

Der Listserver bietet dabei die Vorzüge, nur eine E-Mail Adresse anzuschreiben, um alle Listenmitglieder zu erreichen. Dabei bleiben die Adressen der einzelnen Listenmitglieder verborgen und somit geschützt. Über eine Benutzeroberfläche des Listservers können Empfänger sich außerdem noch selbständig ein- bzw. austragen, sofern dies vom Listenadministrator erwünscht ist.

Push E-Mail

Push E-Mail beschreibt einen Vorgang, bei dem eingehende E-Mails vom Mailserver direkt und unmittelbar auf E-Mail Clients weitergeleitet werden. Sobald auf dem Mailserver eine neue E-Mail eingeht, wird -ausgehend vom Mailserver- eine Verbindung zum E-Mail Client hergestellt.

Im Gegensatz dazu werden E-Mails beim „E-Mail Polling“ vom Mailserver „abgeholt“. Dies geschieht je nach Konfiguration beim Login, in vorher definierten zeitlichen Intervallen und bei manueller Aufforderung des Benutzers.

Push E-Mail ist besonders für mobile Endgeräte bedeutend. Insbesondere wenn es darum geht, E-Mails ohne Verzögerungen zu erhalten, ohne dass der Empfänger den E-Mail Abruf manuell betätigen muss.

E-Mails unverzüglich auf dem E-Mail Client zu erhalten ist auch durch IMAP-Idle möglich. Mit IMAP-Idle wird permanent eine Verbindung von E-Mail Client zu Mailserver gehalten. Nachteilig ist dieses Vorgehen allerdings bei Mobilfunktarifen, die auf Minuten-Basis abrechnen.

SSL und TLS

SSL (Secure Sockets Layer) bzw. der Nachfolgername TLS (Transport Layer Security) sind Verschlüsselungsprotokolle zum sicheren Transfer von Daten im World Wide Web.

Ein Verschlüsselungsprotokoll ermöglicht es, dass Dritt-Nutzer sensible Daten wie zum Beispiel Bankdaten bei der Übertragung im Internet nicht einsehen, speichern oder verändern können. Als Nutzer erkennt man an dem Kürzel HTTPS in der URL oder aber an einem geschlossenen Vorhängeschloss, dass das SSL- bzw. TLS-Verschlüsselungsprotokoll ausgelöst wurde. Ruft man eine HTTPS-Seite auf, prüft der verwendete Browser, ob der Betreiber dieser Webseite ein valides Sicherheitszertifikat benutzt. Dieses Zertifikat wird zusammen mit der Adresse des Servers bei der Zertifizierungsstelle auf Gültigkeit und Zugehörigkeit geprüft. Erfüllen die Daten alle Kriterien, kommunizieren die Rechner via symmetrischem Schlüssel. Diese Kommunikation vollzieht sich auf Basis asymmetrischer Verschlüsselungsverfahren und ist damit sicher. Dieses Verfahren garantiert die Kommunikation mit dem Betreiber der Webseite und eliminiert das Auslesen und Manipulieren der Daten von Dritten. Eine erhöhte Sicherheit geht hierbei einher mit erhöhtem Bedarf an Rechenleistung. Daher entscheiden sich viele Webseiten Betreiber, nur derartige Seiten via SSL zu verschlüsseln, die sensible Daten des Users benötigen.

Beim Online Banking und Online Shopping ist besonders auf erhöhte Sicherheitsstandards zu achten. Dort sollten SSL-Versionen benutzt werden mit Versionsnummer 3 oder höher. Bei Versionsnummern unter 2 ist Vorsicht angebracht, da diese Versionen veraltet und fehleranfällig sein könnten. Was die Verschlüsselung angeht, gelten Verschlüsselung ab 112 bit (IDEA-Verschlüsselung) als sicher.

Webmail Dienst

Mit einem Webmail Dienst kann man von einem beliebigen Rechner, welcher mit dem Internet verbunden ist, auf E-Mails zugreifen. Webmail Dienste sind im Gegensatz zu E-Mail Clients rechnerunabhängig. Während mittels E-Mail Clients die E-Mails nur von Rechnern abgerufen werden können, auf denen der individuell konfigurierte E-Mail Client installiert ist, kann via Webmail Diensten von allerorts auf E-Mails zugegriffen werden, sofern die dazu herangezogenen Rechner mit dem Internet verbunden sind.

Wurde ein Konto bei einem der besagten Webmail Dienste eingerichtet, reicht es aus, auf die Homepage des Webmail Dienstes zu navigieren, sich mittels Benutzername und Kennwort zu authentifizieren und schon kann das individuelle E-Mail Postfach verwaltet werden.

Derzeit gibt es eine große Anzahl an angebotenen Webmail Diensten. Die Unterschiede sind jedoch beträchtlich. So sollte bei der Auswahl des passenden Webmail Dienste auf folgende Aspekte geachtet werden:

  • Spamschutz
  • Speicherplatz
  • maximale Größe der Anhänge bei Empfang und Versand
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Virenschutz
  • Angebot an weiteren Kommunikationsmedien wie SMS, Fax oder Anrufbeantworter
  • IMAP 4
  • E-Mail Sammeldienst
Geprüfter Datenschutz
DATATREE AG
Hohe Sicherheit
TLS Secured Alle mail.de Webseiten sind TLS verschlüsselt.
Alle Protokolle sind verschlüsselt verfügbar.

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