"Alle Kontakte", Systemgruppen und eigene Gruppen
Wichtiges Instrument zur Strukturierung und Organisation Ihres Adressbuches stellt die Verwendung von Gruppen dar. Gruppen werden über die Linke Seite im Adressbuch, dem Navigationsbereich, verwaltet und erreicht. Hier gibt es eine wesentliche Abtrennung zwischen den Systemgruppen in oberen Bereich und den eigenen, selbstdefinierten Gruppen im unteren Bereich. Ein Kontakt kann mehreren Gruppen zugeordnet werden, einer bestimmten Gruppe aber jeweils nur einmal.
Alle Kontakte
Die Basis aller Gruppen ist Ihre globale Kontaktliste „alle kontakte“. Jeder Kontakt, der von Ihnen angelegt oder importiert wurde und jeder unbkannte Kontakt der von Ihnen bestätigt wurde, ist unter „alle kontakte“ gelistet. Löschen Sie einen Kontakt, so wird er aus „alle kontakte“ entfernt. Ein Kontakt wird immer mit seinen Anzeigename unter „alle kontakte“ gelistet. Da ein Verteiler vom System wie Kontakt behandelt wird, ist er auch unter „alle kontakte“ gelistet.
Die Systemgruppen „privat“, „geschäftlich“ und „verteiler“
Systemgruppen sind Gruppen, die von Ihnen nicht gelöscht werden können. Erfüllt ein Kontakt bestimmte Kriterien, so wird er automatisch einer oder mehrerer Systemgruppen zugeordnet. So wird jeder Kontakt, dem private Kontaktdaten hinterlegt sind, automatisch der Gruppe „privat“ zugeordnet. Sind für den Kontakt geschäftliche Daten angelegt worden, so wird er der Gruppe „geschäftlich“ zugeordnet. Sind private und geschäftliche Informationen hinterlegt, ist der Kontakt beiden Gruppen zugeordnet. Erstellen Sie einen Verteiler, so wird dieser automatisch der Gruppe „verteiler“ zugeordnet. In dieser Gruppe sind ausschließlich Verteiler zu finden.
Die Systemgruppe „unbestätigte kontakte“
Die Systemgruppe „unbestätige kontakte“ stellt eine Ausnahmerolle dar. Ihr kann kein Kontakt aus „alle kontakte“ zugeordnet werden. Kein Kontakt, der in dieser Gruppe gelistet ist, ist in „alle kontakte“ gelistet, bis Sie ihn explizit bestätigen. Hierfür wählen Sie einen oder mehrere unbestätigte Kontakte aus, bestimmen für jeden ausgewählten Kontakt, ob er privat oder geschäftlich sein soll und klicken auf die Schaltfläche „bestätigen“. jeder bestätigte Kontakt wird ins Adressbuch, also in „alle kontakte“, übernommen und aus der Gruppe „unbestätigte kontakte“ entfernt. Benutzen Sie beim Verfassen einer E-Mail zwei mal dieselbe Empfängeradresse, die nicht einem Ihrer im Adressbuch gespeicherten Kontakte zugeordnet ist, so wird diese E-Mail Adresse unter „unbestätigte kontakte“aufgeführt. Dies erfüllt den Zweck, dass diese E-Mail Adresse zukünftig in der Auto-Vervollständigung Berücksichtigung findet, aber nicht zwingend zu einem Ihrer Kontakte gehören muss.
Eigene Gruppen
Sie haben auch die Möglichkeit eigene Gruppen zu erstellen und denen beliebige Kontakte zuzordnen. Jede erstellte Gruppe wird auch von der Auto-Vervollständigung berücksichtigt. Dieses kann sehr nützlich sein, wenn Sie mit einem bestimmten Personenkreis regelmäßig kommunizieren. Sie brauchen auf diese Weise nicht sämtliche Kontakte einzeln einzugeben, sondern einfach nur den Gruppennamen und die zugewiesenen Kontakte werden automatisch einzeln erkennbar in die Eingabeform Ihrer Nachricht eingefügt. Hierbei wählt das System automatisch die von Ihnen festgelegte Standard E-Mail Adresse. Möchten Sie jedoch für einen Kontakt eine hinterlegte E-Mail Adresse verwenden, die von der Standard-Adresse abweicht, so können Sie diese direkt in der Eingabeform der neuen Nachricht noch ändern.
